Conseils pour construire un projet de portage public


Cet espace a pour objectif de présenter quelques conseils et points de vigilance pour les porteurs de projets, dans la construction de projets de portage public (dans la dimension ingénierie financière). Un diagnostic pour accompagner des porteurs de projet privés a été effectué par le réseau rural Provence Alpes Côte d'Azur en 2016, il est complémentaire au présent document.

1. Les enjeux du projet

Conseils :
Un projet doit répondre à une stratégie de territoire (Ex : stratégie de développement économique, stratégie de développement touristique, d'aménagement du territoire, etc.). Il doit contribuer à répondre aux enjeux de la dite stratégie.
Il s'agit d'éviter les « opportunités de financement » liées à la publication de tel ou tel appel à projet ou dispositif. Si ces opportunités rejoignent une stratégie existante, c'est 'idéal.
LesEnjeuxDuProjet (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:25, mise à jour le 31.05.2019 à 08:40.

2. Définir les objectifs

Conseils :
- A quoi va servir le projet ?
- Où veut-on arriver (décrire la situation de départ et la situation d'arrivée) ?
2DefinirLesObjectifs (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:44, mise à jour le 31.05.2019 à 08:40.

3. Identifier les contraintes et opportunités

Conseils :
Quelle règlementation régit le secteur d'activité concerné par le projet ?
Quelles autorisations sont nécessaires pour sa mise en oeuvre ?
Existe-t-il des informations sur des projets similaires (benchmarking) ? Rechercher des retours d'expériences tant sur l"impact du projet que sur le processus de mise en oeuvre.
Quels sont les points de fragilité du projet (gouvernance sensible, financements limités, coopération nécessaire) ?
Suivant le projet ou son secteur d'activité, le porteur, bien que public (dans le présent document), peut mener une activité qui relève du champ concurrentiel (exemples : Gestionnaire de domaine skiable, d'hébergement, de piscine, etc.). Des régimes d"encadrement des aides existent pour ne pas défavoriser les entreprises du secteur d"activités concerné (Régime d'Aides d'État : de minimis, régime d"exemption pour le PME, régime d'exemption pour les infrastructures sportives et récréationnelles, SIEG, etc.). Les services instructeurs des financeurs potentiels du projet peuvent renseigner le porteur en amont sur ce point.
IdentifierLesContraintesEtOpportunites (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:37, mise à jour le 31.05.2019 à 08:40.

4. Identifier les cibles du projet

Conseils :
Qui sont les bénéficiaires du projet ?
Le projet répond-t-il à leurs attentes ?
IdentifierLesCiblesDuProjet (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:38, mise à jour le 31.05.2019 à 08:41.

5. Définir les livrables et penser à la communication

Conseils :
Qu'est ce qui traduira la réussite du projet de manière très concrète ? Cela correspond aux indicateurs de réalisation.
Comment valoriser le projet auprès de la cible et le partager à d'autres territoires ou structures qui pourraient s'inspirer du concept, de la méthode, de la gouvernance ?
DefinirLesLivrablesEtPenserALaCommunicat (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:39, mise à jour le 31.05.2019 à 08:41.

6. Anticiper sur les moyens techniques, RH, financiers

Conseils : Techniques
Quels sont les besoins sur le projet (compétences techniques thématiques spécifiques, acquisition de terrain, d'un local, de matériel?)

Ressources Humaines
Suivant la complexité du projet, une équipe projet pluri-disciplinaire ou multi partenariales peut être très pertinente. L'association de partenaires publics, privés, socio-professionnels, citoyens en amont peut contribuer à une bonne appropriation du projet par le territoire.
Le suivi du projet est à intégrer comme dépense dans le budget global. Il ne faut pas sous-estimer la charge de suivi administratif, notamment si le projet sollicite des fonds européens.
Dans la plupart des cas, un comité de pilotage de suivi du projet, à instaurer dès le départ (quand l'idée germe), est souhaitable.

Financiers
Identifier la capacité d'autofinancement maximale et le taux d'autofinancement minimal sans lequel le projet ne se fait pas. Des appuis publics et privés qu'il va falloir démarcher existent (cf. plan de financement).
AnticiperSurLesMoyens (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:39, mise à jour le 04.06.2019 à 14:24.

7. Construire le calendrier de réalisation du projet

Conseils :
Identifier les grandes étapes du projet (principales dépenses) et les estimer, ainsi que les dates prévisionnelles de début et de fin d'opération. Attention ! Les pas de temps ne sont pas les mêmes pour les élus (contraints par la durée de leur mandat et en attente de résultats avant la fin), les financeurs, les administratifs (durée d'instruction, dates de session ou de comité décisionnel, etc.).
Il s'agit de bien intégrer que certains projets mettent plusieurs années avant de démarrer pour raisons :
- de divergence de perspectives / orientations / objectifs qui ralentissent la finalisation du projet dans le cas d'une concertation des acteurs du territoire, ou de plusieurs structures impliquées.
- d'autorisations règlementaires (autorisation ou déclaration loi sur l'eau, obtention de permis de construire, nécessité de révision de PLU, études d'impact environnemental, autorisation de propriétaires concernés par le projet, etc.)
- financières : le porteur de projet n'a pas forcément la capacité financière de porter un projet une année donnée et les financeurs non plus. Les priorités budgétaires peuvent changer d'une année à l'autre.
- Lors de projet cofinancé, les calendriers de vote / programmation des crédits de chaque financeur ne sont pas forcément les mêmes.
- ...
ConstruireLeCalendrierDeRealisationDuProj (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:39, mise à jour le 31.05.2019 à 08:34.

8. Construire le plan de financement

Conseils : Les dépenses :

Bien identifier les dépenses du projet sur la base de devis et/ou de références liées à des marchés similaires (investissements immatériels (exemple : construction d'un site internet, acquisition de licences ou de logiciels, etc.), matériels, foncier, immobilier, dépenses de fonctionnement (exemples : charges de personnel, communication, médiation, etc.).
Un volet « divers » peut être envisagé dans le budget pour anticiper sur les dépenses supplémentaires imprévues (surcoût lié à un marché de services par exemple) qui pourraient se présenter. Néanmoins, il est fort probable que ce poste de dépenses soit écarté de l'assiette éligible des financeurs.
Regrouper les postes de dépenses dans la présentation des dossiers de subvention : une fois acceptée, la subvention n'est pas forcément « modulable » entre les postes de dépenses.
Ex : s'il était prévu 10% du budget sur un équipement, et que le solde en présente 50%, un financeur peut refuser le versement de la subvention pour modification trop importante trop projet. Un échange en amont est vivement conseillé afin d'estimer si cela nécessite un nouveau vote du dossier. De même, les modifications de calendrier du projet doivent être transmises aux financeurs au plus tôt (plusieurs mois avant l'échéance des arrêtés de subvention ou conventions).

Les recettes :
Le projet peut être générateur de recettes ; il s'agit d'estimer les retombées sur la durée d'amortissement du projet. Cela pourrait être demandé par les financeurs, afin de veiller à ce que le projet ne soit pas « surfinancé ».
De plus, il s'agit d'anticiper sur les dépenses de fonctionnement de certains projets (ex : espace muséographique, piscine, site internet, etc.) car cela impactera les finances du porteur de projet, une fois le projet terminé. Il est conseillé d'établir une projection des coûts de fonctionnement de l'investissement sur les premières années post réalisation du projet.

Les aides
:
S'appuyer sur les ressources existantes en terme (cf. plateforme des EV / Ingénierie financière) :
- D'accompagnement de projet (accompagnement technique, environnemental, structuration de projet, etc.)
- De financement de trésorerie. Une fois le projet lancé, le porteur de projet doit pouvoir payer l'ensemble des dépenses, qu'il va ensuite présenter aux financeurs sous forme d'acomptes et de solde. Les subventions publiques acquises peuvent mettre plusieurs mois avant d'être versées. La trésorerie du porteur peut en pâtir ; aussi, l'anticipation est nécessaire.
Démarcher d'éventuels cofinanceurs publics et privés (des pistes sont présentées sur la plateforme des EV / Page « Ingénierie financière »).
Pour des projets sur lesquels plusieurs financeurs sont sollicités, il est suggéré de les réunir en amont pour une présentation du projet et voir dans quelle mesure le projet peut être accompagné financièrement : quel dispositif financier, quelles modalités d'intervention (assiette éligible, taux, etc.) Les financeurs peuvent également avoir des attentes particulières ou des idées qui pourraient contribuer à modifier le projet. Plusieurs services de l'Etat, des Régions, des départements peuvent être concernés. Il est conseillé d'inviter plusieurs services d'une même structure. Il est conseillé d'organiser une ou plusieurs réunions avec l'ensemble de parties prenantes du projet : partenaires privés, EPCI, financeurs potentiels, socio-professionnels, etc.
Chaque financeur a son règlement administratif et financier et ses modalités de dépôt de demande de subvention (format des dossiers, délais, etc.). Au-delà des pièces administratives nécessaires, la présentation du projet la plus complète possible est souhaitée.
Penser à bien identifier le TTC du Hors Taxes : suivant le type d'aide (fonctionnement, investissement) et l'assujettissement ou pas à la TVA, les aides ne sont pas calculées de la même manière.
ConstruireLePlanDeFinancement (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:40, mise à jour le 04.06.2019 à 12:26.

9. Evaluer les impacts du projet

Conseils :
Évaluer les Impacts du projet :
- Quel sera l'impact souhaité du projet à moyen terme ? à long terme ?
- Suivi du projet : être vigilant dans le déroulement du projet afin qu?il se mette en place au mieux (s'appuyer sur les retours d'expérience de projets similaires).

L'évaluation est à installer dans le processus de réflexion et mise en oeuvre du projet dès le départ :
- Prévoir des outils de suivi (indicateurs, tableurs, gommettes sur un tableau général de suivi des étapes, etc.) pour une évaluation du processus au fil de l'eau.
- Prévoir des temps de « feed back » pour observer comment se sont déroulées les étapes précédentes et des temps de réflexion pour corriger les éventuels dysfonctionnements.
Le partage des bons fonctionnements, dysfonctionnements et des propositions d'amélioration du process au sein d'un comité de pilotage du projet (gouvernance) est souhaitable.
EvaluerLesImpactsDuProjet (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:40, mise à jour le 31.05.2019 à 08:39.

Autres points de vigilance

Conseils :
Être rigoureux sur les procédures de marché public
Attention aux dates de dépôt de dossiers (et de démarrage) au regard des dates de commissions d'attribution des subventions (cf. règlement financier de chaque financeur).
Attention à la trésorerie nécessaire pour soutenir le projet dans l'attente du versement des subventions (délais qui peut être très long).
AutresPointsDeVigilance (Construire un projet de portage public), écrite par EmmanuellePascual
créée le 29.05.2019 à 12:40, mise à jour le 31.05.2019 à 08:39.